4.4 培训与参考

软件文档的另一个功能是使系统管理员、操作员、用户、管理者和其他有关人员了解系统如何工作，以及为了达到他们的各自的目的，如何使用系统。

4.5 软件维护支持

维护人员需要软件系统的详细说明以帮助他们熟悉系统，找出并修正错误，改进系统以适应用户需求的变化或适应系统环境的变化。

4.6 历史档案

软件文档可用作未来项目的一种资源。通常文档记载系统的开发历史，可使有关系统结构的基本思想为以后的项目利用。系统开发人员通过审阅以前的系统以查明什么部分已试验过了，什么部分运行得很好，什么部分因某种原因难以运行而被排除。良好的系统文档有助于把程序移植和转移到各种新的系统环境中。

5 管理者的作用

管理者严格要求软件开发人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。

a) 管理者对文档工作的责任。管理者要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。

b) 管理者对文档工作的支持。管理者应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。

c) 管理者的主要职责：

1） 建立编制、登记、出版系统文档和软件文档的各种策略；

2） 把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分；

3） 建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程；

4） 为文档的各个方面 确定和准备各种标准和指南；

5） 积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气；

6） 不断检查已建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程并遵守有关标准和指南。

通常，项目管理者在项目开发前应决定如下事项：

要求哪些类型的文档；

提供多少种文档；

文档包含的内容；

达到何种级别的质量水

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